Las actas notariales son documentos públicos donde el notario actúa como testigo y acredita los hechos que presencia cumpliendo su función de fedatario público.
Las actas dejan constancia de la existencia de hechos, objetos, documentos o declaraciones en previsión de acreditar en ámbitos o procedimientos judiciales, administrativos o simplemente privados.
Las actas gozan de presunción de veracidad, integridad y legalidad, producen efectos probatorios frente a terceros, y solo pueden ser desvirtuados por los tribunales de justicia por medio de sentencia recaída en juicio contradictorio.
Quedan custodiadas en el protocolo del notario que lo autoriza, y pueden pedir copias tanto la persona que lo solicita como aquellas otras que puedan tener un interés legítimo en conocer su contenido y un juez en el caso de que incida en materia penal. Corresponde al notario, la autoría y redacción del acta, así como la elección de la forma adecuada a su contenido.
El notario no autoriza un acta de oficio sino a instancia de parte interesada. Dicha solicitud, queda reflejada en la exposición del acta que delimita el contenido de la pretensión del requirente, y constituye la base sobre la que el notario puede y debe apreciar la licitud formal y material de su actuación.
El notario puede excusar su intervención cuando carece de competencia territorial donde debe practicar una diligencia, o de competencia funcional, si se pretende que invada el ámbito judicial o administrativo, también cuando se vea obligado a asumir un riesgo físico evidente, o la pretensión sea ambigua o indeterminada.
También puede excusar su actuación cuando considere que el acta no es la forma adecuada para el fin que el requirente pretende; cuando se pueda producir una intromisión, en los derechos fundamentales de la persona al honor, la intimidad, la propia imagen, la inviolabilidad del domicilio y el secreto de las comunicaciones; o cuando no aprecie la existencia de un interés legítimo, jurídicamente protegible.
Al practicar una diligencia, el notario tiene la obligación de dar a conocer su condición y elobjetodesupresencia,ynopodrádesenvolversuactuaciónsinlaautorizacióndelapersonaquetengael derecho a permitir o denegar su acceso a lugares privados o establecimientos abiertos al público.
El notario no puede emitir juicios periciales, ni tampoco admitir requerimientos para enviar sobres cerrados, ni requerimientos sobre conversaciones telefónicas o pretendan la realización de preguntas por el notario o la investigación de hechos.
TIPOS DE ACTAS
Las más usuales son:
Actas de presencia, su contenido se limita a lo presenciado por el notario que describe lo que ve o percibe, por ejemplo, si dejan un vehículo en un garaje que no le corresponde, o deja basura en el portal, que va con el perro sin bozal, etc.
Actas de manifestación o referencia, se utiliza si queremos incluir declaraciones sobre hechos pasados o presentes de una persona.
Actas de remisión de documentos o cartas por correo ordinario, procedimiento telemático, fax o cualquier otro medio, y en su caso la expedición del resguardo.
Actas de notificación y requerimiento se utiliza cuando el notario transmite a una persona una información o una decisión, o bien emplaza a alguien a que adopte una determinada conducta.
Actas de exhibición, en las que el notario, describe o relaciona las circunstancias que identifican determinadas cosas, ya sean planos, diseños, fotografías, fotocopias o declaraciones personales.
Las actas de notoriedad, tienen como objetivo comprobar y fijar hechos notorios sobre los cuales pueden ser fundados y declarados derechos y legitimadas situaciones personales o patrimoniales con trascendencia jurídica.
Actas de protocolización tienen las características de las de presencia, con la salvedad de que el texto debe hacer relación al hecho de haber sido examinado por el notario el documento que debe ser protocolizado, expresando el número de folios que contiene y los reintegros que lleva unidos. De esta forma, documentos públicos o privados se incorporan con estas actas al protocolo notarial con el objetivo de impedir su pérdida, demostrar su existencia o su fecha, o bien conseguir copias futuras.
Las actas de subastas y las de sorteo. En el primer caso, los organizadores presentan ante notario las condiciones licitas de la subasta, además de la descripción de los bienes a sortear, el procedimiento, el lugar y la fecha de la subasta etc., mientras que en las de sorteo constan los ganadores de un premio conforme a una selección aleatoria y a una convocatoria previa.
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